Aufgaben-Board und virtuelle Kaffeepause

Foto: monsterpong09/Pixabay

Nicht nur Ameisen arbeiten im Team. Wie in Zeiten von Homeoffice die virtuelle Zusammenarbeit gelingen kann, das hat das Göttinger CollaboTeam zusammengefasst. Die Tipps sind hier zu finden.

Zu diesem Team gehört Prof. Dr. Margarete Boos, Leiterin der Abteilung für Sozial- und Kommunikationspsychologie der Universität Göttingen. Ihr Spezialgebiet ist die Interaktion und Kommunikation in Gruppen.

Seit Mitte März sind die meisten von uns komplett im Homeoffice. Die Umstellung des Arbeitsalltags kam für viele unvorbereitet. Welche Tipps haben Sie für Beschäftigte?

Wir sehen vor allem fünf Punkte als wichtig an:

  1. Geeignete Werkzeuge auswählen und mit den Kolleg*innen vereinbaren
  2. Auch den informellen Austausch pflegen
  3. Sich selbst und untereinander Ziele setzen/vereinbaren
  4. Dem Tag im Homeoffice Struktur geben
  5. Auf genügend Bewegung und Pausen achten

Die Teammitglieder sind in alle Winde verstreut – dies ist eine neue Situation auch für die Führungskräfte. Welche Herausforderungen müssen diese gerade meistern?

Manche Führungskräfte werden merken, dass sie ihr Führungsverhalten ändern müssen. Traditionelle Auffassungen von Führung als hierarchischer Steuerung lassen sich in einem räumlich verteilten Team schwer umsetzen. Effektiver ist die Unterstützung der Selbstorganisation, indem gemeinsam Ziele vereinbart und Arbeits- und Teamprozesse regelmäßig gemeinsam reflektiert und verbessert werden. Damit wird die Führungskraft nicht überflüssig, da auch die Aktivitäten selbstorganisierter Teams auf die Organisationsziele hin ausgerichtet und der soziale Zusammenhalt des Teams gesichert werden müssen.

Ziele explizit zu formulieren und zu vereinbaren, Beiträge sichtbar werden zu lassen und einzelnen Teammitgliedern wertschätzend zuzurechnen, sind wichtige Aufgaben der Führungsperson. Zentral ist dabei auch, ein Wir-Gefühl entstehen zu lassen oder aufrecht zu erhalten und dafür zu sorgen, dass ausreichend und offen auch auf informellen Wegen untereinander kommuniziert wird.

In verteilter Zusammenarbeit ist es besonders wichtig, Transparenz über Aufgaben, Verantwortlichkeiten und Fristen herzustellen. Fällt die Möglichkeit kurzer Rücksprachen durch den Gang ins Nachbarbüro weg, müssen Informationen verschriftlicht werden, auffindbar sein und aktuell gehalten werden. Führungskräfte können dafür sorgen, dass im Team Aufgaben-Boards angelegt und genutzt werden. Ob Excel-Liste oder digitales Board: Wichtig ist, dass alle Teammitglieder auf die Informationen zugreifen können.

Führungskräfte unterschätzen oft das Potenzial informeller Kommunikation, wenn es um den Gruppenzusammenhalt und die Identifikation mit den Gruppenzielen geht. Kolleg*innen in Präsenzteams tauschen sich in Teeküchen, Pausen, beim Mittagessen und auf Fluren beiläufig aus. Werden solche Gelegenheiten für informelle Kommunikation auch in räumlich verteilten Teams geschaffen, etwa durch virtuelle gemeinsame Kaffeepausen oder kurze Zeit zum informellen Austausch vor dem Start eines Web-Meetings, kann sich Zusammenhalt (weiter) entwickeln.

In den nächsten Monaten werden wir vermutlich wieder Schritt für Schritt zur Arbeit in Präsenz kommen. Welche nützlichen Erfahrungen aus dem Homeoffice bringen wir mit?

In der durch die Corona-Krisensituation notwendig gewordenen verschärften Digitalisierung und dem damit erzwungenen Erwerb von Medienkompetenz sehe ich einen klaren Vorteil. Durch das Homeoffice werden viele Arbeitnehmer*innen und auch ihre Organisationen zum Beispiel veranlasst, sich mit der Handhabung von Online-Werkzeugen vertraut zu machen, Dateien strukturierter abzulegen und auszutauschen, mit ihren Kolleg*innen expliziter und transparenter zu kommunizieren und zu erkennen, dass viele Dienstreisen überflüssig sind. Dabei werden auch Kreativität, Handlungsspielräume frei und neue lehrreiche Erfahrungen erworben.

Angesichts mangelnder Vorbereitung auf die Homeoffice-Situation entsteht jedoch auch viel Solitäres, Selbstgebasteltes, Unabgesprochenes, auch fehlt organisational häufig Transparenz und Unterstützung, von der Datensicherheit ganz zu schweigen. Zusätzliche Belastungen entstehen, zum Beispiel dadurch, dass gleichzeitig Kinder betreut werden müssen, und dies oft ohne klare Regelungen. Daher sehe ich, und teile damit eine gewerkschaftliche Perspektive, die Gefahr der Deregulierung von Arbeitsplätzen, Arbeitnehmerrechten und Schutzbestimmungen.

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